Дедлайн приближается

С 10 июня 2021 года у нас начал действовать  Закон Украины № 1217 "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме", который ввел электронные трудовые книжки. Это означает, что все данные бумажных трудовых книжек должны быть внесены в цифровой Реестр застрахованных лиц.

Как сообщают  в общественной организации "Трудовые инициативы", государство дало пятилетний переходный период для того, чтобы осуществить эту "цифровую миграцию". И до 10 июня 2026 абсолютно вся информация о трудовой деятельности должна быть отсканирована, верифицирована и внесена в Реестр. Именно это гарантирует, что трудовая история каждого из нас будет надежно защищена от потерь, и стаж будет подтверждаться для назначения пенсии.

Представители организации Алина Антоненко и Екатерина Швец отметили, что сведения о трудовой деятельности работника представляются единовременно. И если трудовая книжка уже была оцифрована, то делать этого повторно не нужно - ни при принятии на работу, ни при увольнении.

По закону, перевести трудовой стаж из бумажного формата в цифровой имеют право как застрахованное лицо (работник), так и страхователь (работодатель).

Что должен сделать работник:

- войти в личный кабинет на вебпортале Пенсионного фонда Украины с помощью квалифицированной электронной подписи (https://portal.pfu.gov.ua/);

- выбрать раздел "Электронная трудовая книжка";

- ознакомиться с имеющимися записями в электронной трудовой книжке;

- представить сканированные копии бумажных документов о стаже.

Кроме того, работник может передать сведения о трудовой деятельности лично в сервисном центре Пенсионного фонда Украины.

Рискованный момент

Возможен и другой вариант оцифровки трудовой книжки - когда сведения о стаже работника представляет представитель работодателя, он имеет:

- получить согласие работника на предоставление разрешения на обработку его персональных данных (в произвольной форме);

- войти в личный кабинет на вебпортале с помощью квалифицированной электронной подписи работодателя или с помощью квалифицированной электронной печати (https://portal.pfu.gov.ua/);

- слева на странице личного кабинета выбрать пункт меню "Предоставление скан-копий трудовой книжки работника";

- указать данные о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика и ФИО работника;

- представить сканированные копии бумажных документов о стаже, а также сканированную копию согласия работника по предоставлению разрешения на обработку его персональных данных.

Важное уточнение: работодатель может оцифровать трудовую книжку работника, но, по закону, не обязан этого делать - какие риски это может повлечь за собой?

"Ситуация становится критической, когда речь идет о мобилизованных работниках, которые защищают Украину и физически не могут выполнить свой долг по самостоятельной подаче скан-копий в ПФУ. В этом случае, если работодатель не оцифрует их книги, их стаж может быть не подтвержден вовремя. государственная обязанность. Поскольку бумажная трудовая книжка мобилизованного работника, как правило, хранится в отделе кадров, работодатель единственный, кто имеет физический доступ к оригиналу документа для оцифровки",- предостерегают в "Трудовых инициативах".

Поэтому хотя действующее законодательство Украины предоставляет альтернативное право на оцифровку трудовой книжки - либо работодателю, либо работнику - в случае с мобилизованными защитниками и защитницами возникает особая ситуация, требующая от работодателя проявить социальную инициативу.

Также напомним, что информация о трудовой деятельности после 1 января 2004 уже должна быть внесена в Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования. Поэтому за периоды с 1 января 2004 г. для подтверждения стажа теоретически трудовая книжка не нужна, поскольку вся информация о работнике уже должна быть в Реестре. Проверить это можно, получив выписку из Электронной трудовой книжки на портале Пенсионного фонда.

Что же касается стажа, приобретенного до 1 января 2004-го, то его нужно самим вносить в реестр. Основным источником информации для этого есть трудовая книжка. Но если оно утрачено или содержит ошибки, возможны такие альтернативы, как соответствующие выписки, справки, лицевые счета, сведения о зарплате, письменные договоры, удостоверения, характеристики, членские билеты профсоюзов с отметками о взносах. А если предприятие находится на оккупированной территории или уничтожено - стаж подтверждается доказательствами двух свидетелей, работавших там одновременно с заявителем.

А в случае, когда записи в трудовой книжке содержат исправления или неточности, а предприятие расположено на оккупированной территории, стаж подтверждается через Комиссии по подтверждению стажа работы при главных управлениях ПФУ в областях и городе Киеве.

Работа во вредных или тяжелых условиях (списки №1 и №2) подтверждается только документами. Если предприятие ликвидировано без правопреемника - такие периоды также подтверждаются Комиссиями ПФУ на основе архивных материалов.

Исправление ошибок

Не стоит забывать о том, что при внесении необходимых данных для формирования электронной трудовой книжки могут также понадобиться сканы документов, которые могут повлиять на расчет стажа - например, документы об образовании, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и т.д.

После оцифровки трудовой книжки бумажный вариант отдают работнику. Если он изъявит желание продолжить ведение бумажной трудовой книжки, то работодатель по его требованию будет обязан параллельно с электронным учетом трудовой деятельности также внести в бумажную трудовую книжку записи о принятии на работу, переводе и увольнении.

Если в результате проверки цифровой версии трудовой книжки обнаружены неточные, ложные записи или создана неправильная или некорректная электронная запись, в Пенсионном фонде советуют:

- авторизироваться в личном кабинете на веб-портале с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи);

- создать повторное обращение (застрахованные лица - во вкладке "Сведения о трудовых отношениях", работодатели - во вкладке "Сведения о трудовых отношениях работника");

- заполнить экранную форму;

- повторно скачать сканированную копию титульного листа трудовой книжки (для идентификации принадлежности документа);

- добавить сканированную копию страницы с записями, требующими уточнения;

- добавить сканированную копию уточняющей справки (при необходимости).

Другой вариант - подготовить оригиналы документов, подтверждающих правильность данных (бумажная трудовая книжка, дипломы, свидетельства о рождении детей (для женщин), военный билет и т.п.) и обратиться лично в любой Сервисный центр Пенсионного фонда Украины.

Галина Гирак