У B2B-сегменті з довгим циклом угод головний виклик — перетворити потік операційних даних на паливо для стратегічних рішень. Коли історія комунікації, статуси угод та фінансові показники фрагментовані, бізнес втрачає не просто контроль, а й можливість прогнозувати та масштабувати успіх. Саме з таким викликом зіткнулись Zakaz.ua, де відділ по роботі з брендами керує складними с рекламними проєктами для FMCG-гігантів на платформах провідних ритейлерів.

Для того, аби бачити всі дані перед прийняттям рішення, команда впровадила українську CRM-систему NetHunt CRM. Рішення обирали за критеріями гнучкості, інтеграції з Google Workspace та здатності адаптуватися під унікальні бізнес-процеси, пов'язані з керуванням десятками брендів та сотнями маркетингових активностей одночасно. Розглянемо, як цей крок змінив підходи до роботи з даними, звітності та стратегії.

Єдина база для всіх даних

Головним викликом для відділу була роздробленість інформації. Дані про клієнтів, історія комунікацій, статуси угод та деталі активностей зберігались в різних місцях. Це не лише сповільнювало роботу, але й створювало ризик втрати важливих деталей.

Впровадження NetHunt CRM дозволило створити єдиний інформаційний простір, де вся історія взаємодії з кожним клієнтом — від першого контакту до завершеної угоди — зібрана в одному місці.

Як це досягнуто?

• Централізація даних: Усі компанії, контактні особи, угоди та маркетингові активності (банери, семплінг, «чарівний кошик») тепер зафіксовані в CRM.
• Фіксація комунікацій: Інтеграція з поштою та месенджерами дозволяє автоматично зберігати історію листування в картці клієнта. Кожен дзвінок чи зустріч також фіксуються.
• Структуровані завдання: Менеджери створюють завдання з дедлайнами та коментарями, прив'язуючи їх до конкретних угод. Це робить процес роботи над проєктом прозорим і керованим.

«Раніше ми могли витратити 10–15 хвилин, щоб згадати останню розмову з клієнтом. Зараз вся історія взаємодії під рукою в кілька кліків — від першого листа до останнього дзвінка. Це економить час, зменшує помилки і дозволяє будувати більш персоналізовану комунікацію” —  Дмитро Рогожин, керівник відділу по роботі з брендами.

Коли вся інформація знаходиться в одній системі, то і звітність виходить цілісною. Таким чином команда може бачити всю картину в реальному часі та швидко реагувати, якщо щось йде не так.

Автоматизація звітності

Підготовка регулярних звітів може бути справжнім головним болем. Ручне зведення даних з різних таблиць забирає багато часу та підвищує ризик помилок. Zakaz.ua повністю автоматизували процес звітності. Тепер керівництво та команда мають доступ до актуальних дашбордів, які оновлюються в реальному часі. 

Як це досягнуто?Завдяки інтеграції  NetHunt CRM  з  Looker Studio  усі дані про угоди, активності та фінанси автоматично збираються у візуально зрозумілі звіти. Це дозволило відстежувати ключові показники ефективності без жодних ручних маніпуляцій.

Cмотрите фотогалерею: Як Zakaz.ua покращили звітність в NetHunt CRM

Ключові звіти, які тепер доступні команді:

• Дохід у розрізі активностей, мереж та менеджерів: Дашборд показує, які маркетингові механіки та рітейлери приносять найбільше грошей. Аналізуючи топ-20 найприбутковіших активностей, команда може масштабувати успішні кейси та відмовлятися від неефективних, оптимізуючи маркетинговий ROI.
• Конверсія у воронці продажів: Звіт наочно демонструє, скільки угод переходить з одного етапу на інший. Якщо угоди масово «застрягають» на етапі узгодження бюджету, це сигнал для перегляду комерційної пропозиції або тактики переговорів, що напряму впливає на швидкість закриття угод.
• Середній чек: Аналітика дозволяє розуміти середню вартість угоди по кожному клієнту чи напрямку, що є основою для фінансового планування. Відстежуючи динаміку чеку, можна оцінювати ефективність стратегій та виявляти потенціал для збільшення вартості угод з існуючими клієнтами.
• Навантаженість менеджерів: Керівник бачить, скільки угод веде кожен член команди, що допомагає справедливо розподіляти навантаження та оцінювати продуктивність.

Покращення прозорості та контролю

Коли процеси непрозорі керівнику складно оцінити реальний стан справ. Деякі угоди можуть зникати з поля зору, а ефективність роботи менеджерів оцінюється суб’єктивно. Впровадження CRM зробило всі етапи роботи видимими. Керівник чітко бачить ефективність процесів, а команда — чітке розуміння своїх КРІ та прогресу.

Як це досягнуто?

Дашборди показують не лише кількість виграних угод, але й причини відмов, середній час закриття угоди та інші важливі метрики. Це дозволяє аналізувати сильні та слабкі сторони в роботі команди та окремих співробітників, вчасно надаючи підтримку.

Тепер жодна угода не губиться. Система автоматично відстежує всі етапи, і якщо по якійсь із них довго немає активності, це одразу стає помітним. Керівник може бачити, хто з менеджерів перевантажений, а хто має вільні ресурси, та оперативно перерозподіляти завдання.

Як звіти допомагають заробляти більше?

Звітність — не просто цифри для контролю, а сильний інструмент для ухвалення стратегічних рішень. Коли бізнес спирається на точні дані, його шанси на успіх зростають. Аналітика, яку надає NetHunt CRM, стає базою для стратегічного планування. Команда може прогнозувати прибуток та фокусуватись на найбільш вигідних напрямках. Прикладами таких рішень є:

Оптимізація маркетингового міксу. Аналізуючи звіт про доходи, команда чітко бачить, що інвестиції в певну механіку «чарівний кошик» приносять більше прибутку, ніж, наприклад, стандартні банери. Це дозволяє перерозподілити бюджет на користь більш рентабельних інструментів та підвищити загальну ефективність маркетингу.

Проактивні продажі на основі сезонності або інших показниках. Дані показують, що, наприклад, виробники морозива активізуються у другому кварталі, а кавові бренди — у четвертому. Маючи цю аналітику, відділ продажів не чекає запитів, а готує релевантні пропозиції заздалегідь, випереджаючи конкурентів і підвищуючи шанси на укладення угоди.

Прискорення циклу продажів. Звіт по воронці виявив, що угоди з певним сегментом клієнтів затримуються на етапі юридичного узгодження на певну кількість днів. Це може бути підставою для розробки типового договору, що скоротить цей етап і прискорить отримання прибутку.

Висновок

Впровадження  NetHunt CRM  дозволило відділу по роботі з брендами Zakaz.ua здійснити значне покращення. Єдина база клієнтів, автоматизовані звіти, прозорий контроль над роботою команди та можливість ухвалювати рішення на основі даних — допомогло підсилити зростання.

Головний ефект — це не лише економія часу чи зручність, а фундаментальна зміна підходу до роботи. Процеси стали керованими, а результати — прогнозованими.

«Ми впорядкували базу, отримали зрозумілу історію взаємодій та щотижневу аналітику по команді. Якщо раніше деякі угоди “зникали” з уваги, то тепер цього немає — кожен етап під контролем. Ефективність роботи зросла, а команда чітко бачить свій прогрес». —  Дмитро Рогожин, керівник відділу по роботі з брендами.